要望管理をNotion・スプレッドシートで行う限界｜乗り換えの判断基準
目次
要望をスプレッドシートで管理するのは、よくあるパターンです。そしてそれ自体は、悪いものではありません。誰でも触れて、列を足すのも一瞬で、費用もかからない。要望が集まり始めた最初の段階として、これより速く始められる方法はほとんどないと思っています。
問題はその先です。行き詰まるのは、シートに求める役割が増えたときです。この記事では、限界がどこで来るのか、その手前で何を見ておけばよいのかを整理します。要望の集め方そのものは機能要望の収集を一本化する方法で扱っています。
- 記録の道具に、決める・見せる・回答するの役割が乗ると壊れる
- 限界が近いことを示す4つのサインがある
- 決める人が1人で、顧客に約束をしていないうちはスプレッドシートで十分
スプレッドシートの限界
要望管理のシートは、最初は記録するための場所として活用を始めていくはずです。届いた要望を1行ずつ足していくだけなら、スプレッドシートほど手軽なツールはありません。
ところが運用が続くうちに、シートの役割が増えていくことが多いです。記録するための場所だったものが、そのまま優先順位を決める場所になり、他部署に見せる場所になり、やがて顧客への回答を管理する場所になる。スプレッドシートは1つ目には向いていますが、2つ目以降には向いていません。決める場には「なぜそう決めたか」を残す仕組みがなく、見せる場には社外向けの出し分けがない。そこでスプレッドシートでの運用に限界が見えてくるのです。
限界を示す4つのサイン
限界はある日突然来るものではなく、手前に兆候があります。以下の4つが代表的なものでしょう。
| サイン | 起きていること | 放置するとどうなるか |
|---|---|---|
| 同じ要望が別の行に増える | 個人の記憶頼みの重複検知 | 件数が実態とずれる |
| 見送った理由が思い出せない | 判断の経緯が外にある | 同じ議論を繰り返す |
| 顧客に状況を伝えられない | 社外に出せる形になっていない | 言っても無駄だと思われ、要望が届かなくなる |
| 更新できる人が1人しかいない | 数式と表記ルールが属人化 | その人が離れると更新が止まる |
このうち2つ目が、いちばん気づきにくいものです。要望そのものはシートに残っていても、「なぜ今回は見送ったのか」はSlackのスレッドや会議の口頭で決まっていて、行には残りません。半年後に同じ要望が上がってきたとき、判断をゼロからやり直すことになります。重複の統合については機能要望の重複統合・粒度そろえの実践Tipsで詳しく扱っています。
もうひとつ、現場で見ている簡単な目安があります。受託で開発に入るとき、最初にシートを見せてもらうと、ほぼ必ず「備考」列があります。ステータスにも優先度にも収まらなかった情報が、そこに文章で溜まっている。備考の中身が長くなり始めたら、列の構造が実態に追いつかなくなっているサインだと見ています。
数式で優先順位を出すと気づかないうちに崩れる
スプレッドシートの利点は計算できることなので、優先順位のスコアを数式で持たせたくなります。ただ、ここは慎重になったほうがよい場所です。
要望管理のシートは、列が足され、行が挿入され、フィルタの範囲が変わり続けます。途中に行を挿入したら集計範囲に入っていなかった、列を並べ替えたら参照先がずれていた、という壊れ方は、シートを触ったことがある人なら一度は経験しているはずです。数式にとっては、これ以上ないほど壊れやすい環境です。
スコアは「それらしい数字」として出てくるため、間違っていても気づけません。優先順位づけの考え方は開発する機能の優先順位を決める方法を参照してください。
それでは、Notionなら？
Notionは検索、リレーション、テンプレート、ビューの切り替えが使えるので、スプレッドシートより長く持つ傾向があります。前述のサインのうち、1つ目と4つ目はかなり先送りできるので、スプレッドシートが限界を迎えたらまずNotionに移す、という選択も十分にあります。
ただし、弱いのは3つ目、顧客への回答の部分です。権限はページ単位で、要望1件ごとに「これは公開してよい／この顧客にだけ見せる」を出し分ける使い方は現実的ではありません。要望を受け取ってから顧客に回答するところまでを1か所で回したい場合、Notionでも足りなくなります。
アーコレの運営でも、Notionを使っているチームから相談が来るときの理由はほぼ共通しています。「社内では回っているが、顧客に見せるタイミングで困った」というものです。裏を返せば、社外に出す予定がないうちは、Notionでかなり長く戦えるでしょう。
乗り換えないほうがよい場合もある
要望管理サービスを運営している立場から書きますが、次の2つが揃っているうちは、専用ツールに移す必要はないと考えています。
- 決める人が実質1人
- 顧客に「検討します」以上の約束をしていない
件数は判断材料に入れていません。月に数件しか届かなくても、この2つのどちらかが崩れた時点で潮目が変わります。
とくに効くのは、決める人が2人以上になることです。合意が必要になると、「誰がいつ何を根拠に決めたか」が残らないことのコストが一気に上がります。実際に私たちが相談を受けるきっかけも、機能が足りないという話ではなく、「先週の判断を社内で説明できなかった」という具体的な出来事であることがほとんどです。
そして乗り換えるなら、溜まった要望が少ないうちのほうが明らかに楽です。
乗り換えるときは全件を移さない
データを移す作業そのものは、重くありません。スプレッドシートもNotionもCSVで書き出せるので、行を移すだけなら1日で終わります。
止まるのは別の場所です。全件を移そうとすると、重複した行や途中で止まったままの要望、備考列に溜まった文章まで一緒に運ぶことになり、「移す前に整理しよう」となって手が止まる。整理が終わるのを待っているあいだに、新しい要望はまた元のシートに溜まっていきます。
アーコレの運営で移行の相談を受けたとき、最初に聞くのは「過去に何件ありますか」ではなく、**「直近3か月で実際に見返した要望は何件ですか」**です。数百件の台帳があっても、見返されているのはたいてい数十件です。移すのはそこだけで、残りは元のシートを検索できる状態で残しておけば足ります。
今日から届く要望を新しい受け皿に入れ、過去のぶんは必要になったときに拾う。この順番なら、整理が終わるのを待たずに新しい運用を始められます。
よくある質問
ExcelとGoogle スプレッドシート、要望管理に向いているのはどちらですか？
共同編集と履歴の残り方で、Google スプレッドシートのほうが向いています。要望管理では複数人が同時に書き込む場面が多く、ファイルを送り合う運用だと版が分かれます。ただしどちらを選んでも、この記事で挙げた4つのサインは同じように出ます。スプレッドシート同士の比較で片づく問題ではない、という前提で見てください。
Notionからスプレッドシートに戻すのはありですか？
集計や分析が主目的なら、戻す判断は妥当です。関数と外部連携の自由度はスプレッドシートのほうが高く、Notionのデータベース上で複雑な計算を組むより手数が少なく済みます。ただし戻した時点で検索性とリレーションは失われます。要望の本文はNotionに残したまま、集計用の抜き出しだけをスプレッドシートに置く分け方のほうが、現場では扱いやすいはずです。
まとめ
スプレッドシートやNotionでの要望管理が回らなくなるのは、記録する道具に「決める」「見せる」「回答する」という役割が乗ってきたときです。
判断の材料は件数ではなく、決める人が何人いるか、顧客に何を約束しているか。この2つが増えたときが、道具を見直すタイミングです。
収集から整理、優先順位づけまでの全体像は機能要望管理とは？収集・整理・優先順位付けの基本にまとめています。
